Intranet i Extranet - informacje, korzyści, wykorzystanie w firmie

Intranet to sieć komputerowa wewnątrz określonej firmy czy instytucji. Umożliwia on połączenie sieci z funkcjonującymi w przedsiębiorstwie systemami. Z określonego Intranetu korzystają najczęściej tylko pracownicy danej organizacji.

Extranet natomiast wiąże się z połączeniem kilku Intranetów poprzez protokoły sieciowe. Extranet tworzy się przede wszystkim po to, aby ułatwić komunikację z partnerami zewnętrznymi. Do Extranetu wejście mają zazwyczaj tylko określone osoby, które na przykład mogą się zalogować na podstawie otrzymanych wcześniej informacji koniecznych do otrzymania dostępu do systemu.

Korzyści wynikające z wykorzystania Intranetu

• większa efektywność prowadzonej w przedsiębiorstwie komunikacji

• bardziej skuteczne zarządzania projektami

• skupienie w jednym miejscu najważniejszych informacji i przekazów dotyczących firmy

• zintegrowanie pracowników i ułatwienie im dostępu do niezbędnych zasobów wiedzy o przedsiębiorstwie

• ułatwione badania postaw pracowników i ich opinii na poszczególne kwestie mające miejsce w organizacji

• ułatwiona wymiana poglądów i wiedzy wśród pracowników firmy, dzielenie się doświadczeniami

• usprawnione działania administracyjne i biurowe

• możliwość dokładnego obliczania kosztów dotyczących firmy i większa efektywność finansowa.
   

Stworzenie intranetu przyczynia się do zwiększenia skuteczności działań przedsiębiorstwa i zadowolenia pracowników z wykonywanych działań.

Intranet pozwala zbliżyć do siebie pracowników i ułatwia przekaz informacji w firmie. Dzięki usprawnionemu przekazowi wiedzy możliwe jest natomiast zaoszczędzenie czasu i pieniędzy, a także zwiększenie efektywności pracy. Intranet pozwala również na szybkie i sprawne zapoznanie nowych pracowników ze specyfiką firmy i zintegrowanie z pozostałymi zatrudnionymi w przedsiębiorstwie osobami.
 

Narzędzia w intranecie można podzielić na:

• narzędzia informacyjne (na przykład informacje co aktualnie dzieje się w przedsiębiorstwie, gazetki zakładowe)

• narzędzia biznesowe (na przykład raporty dotyczące działań biznesowych, narzędzia pomocne w zakresie e-learningu)

• narzędzia integrujące (na przykład fora internetowe, poczta e-mailowa)

• narzędzia organizacyjne (na przykład wyszczególnienie procedur firmowych, badanie opinii osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie).
   

Podstawowe rodzaje Extranetu

Systemy extranetowe możemy podzielić ze względu na to, jaką pełnią główną funkcję w przedsiębiorstwie. Wyróżniamy zatem:

• systemy extranetowe transakcyjne - partnerzy zewnętrzni mają możliwość dzięki Extranetowi o charakterze transakcyjnym nawiązać kontakt z firmą, zamawiać produkty, dokonywać transakcji

• systemy extranetowe informacyjne - przede wszystkim mają na celu umożliwienie dostępu do określonych informacji o firmie partnerom zewnętrznym.

Co daje Extranet w zakresie komunikacji z partnerami zewnętrznymi:

• pozwala na skuteczną i uproszczoną komunikację

• ułatwia nawiązywanie poprawnych relacji i budowanie lojalności

• jest wsparciem dla aktywności biznesowej przedsiębiorstwa

• ułatwia partnerom zewnętrznym wykonywanie ich zadań

• zmniejsza wydatki na obsługę handlową

• jest wsparciem w działaniach sprzedażowych i promocyjnych danego przedsiębiorstwa.
   

Dzięki tym aspektom Extranet wpływa na wzrost dochodu firmy i pogłębia wiedzę partnerów zewnętrznych na temat asortymentu przedsiębiorstwa.
 

Narzędzia pomocne w  ramach Extrenetu można podzielić na:

• aspekty wizerunkowe (na przykład udostępnianie i zapoznawanie z prowadzonymi działaniami wizerunkowymi firmy)

• aspekty transakcyjne (na przykład nadzór nad zamówieniami, wysyłanie raportów)

• aspekty pomagające w sprzedaży (na przykład zamawianie katalogów reklamowych, informowanie o aktualnych działaniach sprzedażowych)

• aspekty informacyjne (na przykład wiadomości elektroniczne systematycznie wysyłane do partnerów biznesowych, aktualności na temat firmy).

Intranet to wewnętrzny serwis internetowy, dostępny dla pracowników przedsiębiorstwa. Extranet zaś to strona powstała w ramach sieci zewnętrznej i wpływająca na właściwą komunikację oraz pozytywne relacje z partnerami zewnętrznymi. Zarówno jeden, jak i drugi system jest pomocnym aspektem funkcjonowania nowoczesnej firmy.