Intranetowa baza pomysłów i projektów

Uruchomiliśmy nową aplikację internetową dla Abbott Polska, pozwalającą pracownikom zgłaszać własne pomysły na nowe projekty biznesowe i nie tylko.

Na myśl przychodzi, że jest to zwyczajne forum użytkowników. Jednak tak nie jest. Aplikacja oferuje znacznie więcej niż standardowe forum dyskusyjne.

Potrzeba wdrożenia aplikacji

Do stworzenia aplikacji "baza pomysłów i projektów" dostępnej w sieci intranet firmy Abbott popchnęła klienta chęć zbierania w jednym miejscu pomysłów pracowników na nowe projekty oraz pozwolić pracownikom uczestniczyć w koncepcjach innych pomysłów poprzez komentowanie i ocenianie ich.

Wyobraźmy sobie, że firma pracuje nad kilkoma projektami. Menedżer organizuje spotkanie wszystkich zainteresowanych by omówić projekt i przedstawić pomysły. Aby przedstawić swój pomysł na wykonanie projektu każdy z pracowników potrzebuje co najmniej kilkunastu minut, a pracowników jest kilku. Kolejną częścią jest dyskusja na temat każdego pomysłu. Takie spotkania menedżer organizuje przy każdym  projekcie. Ile więc czasu musi stracić aby zacząć realizować projekt? Nie mówiąc już o czasie potrzebnym na jego realizację. By zapobiec marnowaniu cennego czasu klient zlecił nam stworzenie właśnie Bazy pomysłów.

Baza pomysłów to aplikacja, która usprawni pracę zespołu nad firmowymi projektami. Pozwoli dzielić się pomysłami, spostrzeżeniami  i radami w łatwy i szybki sposób. Sprawna komunikacja, przejrzysty wgląd w efekty pracy i szybka realizacja zamierzonego celu to korzyści, które gwarantuje Baza pomysłów.

Jak działa baza pomysłów

Każdy pracownik-użytkownik serwisu posiada swój własny profil w którym umieszcza potrzebne informacje i zdjęcie. W profilu pokazywane są również dodane pomysły, realizowane projekty, powiadomienia, punkty i nagrody.

Zarówno pomysły jak i aktywni użytkownicy serwisu zdobywają punkty. Punktacja pomysłów i punktacja uczestników nie jest ze sobą bezpośrednio powiązana. Pomysł z największą liczbą punktów idzie w pierwszej kolejności do realizacji projektowej, zaś uczestnik z największą ilością zdobywa nagrody rzeczowe. Cała zawartość serwisu jest tworzona przez użytkowników przy użyciu formularzy umieszczonych w serwisie.

Dodane pomysły podzielone są na różne etapy:

• w trakcie edycji
• nowy
• do oceny
• odrzucony
• do poprawy
• zaakceptowany.

Przydzieleniem pomysłu do konkretnego etapu  zajmuje się przełożony danego użytkownika, który nazywany jest w serwisie Menedżerem. Pozostali użytkownicy mogą pomysły oceniać i komentować. Komentarze dodawane są osobno dla pomysłów oraz dla gotowych projektów. Na podstawie tych komentarzy i ocen oraz ewentualnych uwag menadżera formowana się konkretna wizję projektu.

Pomysł zatwierdzony przez Menedżera staje się gotowym projektem i przechodzi pod kontrolę menadżera projektu, który nadzoruje cały dział. Pomysł jako gotowy projekt, musi przejść kolejne etapy:

• do oceny
• odrzucony
• do poprawy
• zaakceptowany.

Projekt zaakceptowany przez menadżera projektu przechodzi do realizacji.

Każda aktywność użytkownika związana z własnym pomysłem lub pomysłami innych użytkowników, nagradzana jest punktami. Jeżeli użytkownik zdobędzie ustalona odgórnie ilość punktów, może je wymienić na nagrody, które Administrator Bazy pomysłów zatwierdza na podstawie zgłoszeń.

Między autorem pomysłu, jego przełożonym, menadżerem projektu, administratorem oraz innymi użytkownikami biorącymi udział w Bazie pomysłów wysyłane są mailowe oraz systemowe komunikaty. Uwagi od przełożonego oraz menadżera projektu oraz odpowiedzi autora na te uwagi stanowią historię pomysłu. Tym sposobem mamy całkowity wgląd w poziom realizacji danego pomysłu.

Dostęp do pomysłu/projektu zależy od; zakresu publikacji i uprawnień użytkowników, którzy podzieleni są na statusy; autora pomysłu, menadżera-przełożonego, menadżera projektu, administratora, prowadzącego projekt i innych użytkowników.

Opublikowane pomysły są sortowane na stronie pomysłów wg kryteriów:

• ostatnio dodane
• najwyżej punktowane
• najczęściej komentowane
• co znacznie ułatwia poszukiwania.

Natomiast projekty sortowane są według:

• ostatnio dodane,
• najczęściej oglądane
• będące na ukończeniu

Główne zalety aplikacji

• Możliwość zgłaszania pomysłów przez pracowników firmy w prosty sposób.
• Zaakceptowane pomysły mają różne statusy - nowy, do oceny itd.
• Ocena nowych pomysłów przez przełożonych i decyzja o jego dalszym losie - odrzucenie, zwrócenie do poprawy, zaakceptowane.
• Publikacja pomysłów przez przełożonych we wszystkich lub wybranych działach jako projekty.
• Możliwość oceny i komentowania pomysłów przez innych pracowników z podziałem na komentarze dla pomysłów i gotowych projektów.
• Za działania związane z pomysłami - własnymi i cudzymi, przyznawane są punkty, które administrator zatwierdza na podstawie zgłoszeń.
• Zebranie odpowiedniej ilości punktów uprawnia do wymiany ich na nagrody.
• Pomiędzy autorami pomysłów, menadżerami projektów i administratorem i innymi użytkownikami wysyłane są mailowe i systemowe komunikaty.
• Uwagi przełożonych i menadżera projektu oraz autora stanowią historię pomysłu.
• Każdy pracownik / użytkownik ma swoją stronę profilową gdzie pokazywane są jego pomysły, projekty, powiadomienia, punkty, nagrody i dane osobowe.
• Dostęp do pomysłu / projektu zależy od uprawnień użytkowników - autora pomysłu, menadżera projektu, administratora itd.
• Opublikowane pomysły są sortowane na stronie pomysłów wg różnych kryteriów oraz tworzone są grupy - najczęściej komentowane, oglądane, ostatnio dodane itp.

Podsumowanie wdrożenia

Zebranie wszystkich możliwych wariantów i pomysłów wykonania projektu w jednym miejscu znacznie ułatwi pracę ich wykonawcom oraz menagerom. W bardzo prosty sposób można nadzorować pracę zespołu oraz mieć całkowity wgląd i wpływ na ich postępy.

Każdy pracownik ma możliwość podania swojej wizji wykonania danego projektu, a inni ocenienia go. Oceny i komentarze konkretnego pomysłu pomagają użytkownikowi w szybki sposób poprawić ewentualne błędy czy niedociągnięcia. Dzięki temu systemowi wykonywana  praca jest sprawniejsza, a przez to efektywna.

Baza pomysłów pozwala również wyłonić najlepszych pracowników i tych, których trzeba jeszcze podszkolić lub zwolnić. Dobrze przemyślany system punktacji projektów i użytkowników dodatkowo spełnia rolę motywacyjną. A każdy menedżer wie, że skuteczna motywacja to podstawowy bodziec  efektywnej pracy.

Mamy nadzieję, że Baza pomysłów ułatwi pracę i komunikację wewnątrz firmy naszego klienta, a dalej, przyczyni się do jej sukcesów.