Pudełkowy system ERP - plusy i minusy

System ERP (Enterprise Resource Planning) to najbardziej ogólnie mówiąc systemy wspomagające zarządzanie firmą. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że ERP to baza danych zbierająca informacje ze wszystkich obszarów działalności organizacji, które następnie można przetwarzać na wiele sposobów. Najważniejsze z nich dotyczą produkcji, zakupów, sprzedaży, magazynu czy logistyki. O ERP można by wiele napisać. Szczegółowe informacje o genezie powstania i rozwoju systemów ERP przedstawiliśmy w jednym z poprzednich wpisów.

Systemy ERP można podzielić ze względu na możliwości jakie oferują, dedykowane dla firm o różnej wielkości na różnym etapie rozwoju. W tym wpisie skupiamy się na tanich, pudełkowych aplikacjach, które koncentrują się głównie na obsłudze magazynu, zakupach, sprzedaży i rozliczeniach jak np. popularny Subiekt GT firmy Insert.
 

Pudełkowy system ERP

 

Cena, koszt wdrożenia

Głównym plusem pudełkowych ERPów to niski koszt licencji i stosunkowo niski koszt uruchomienia - do pracy nie wymagany jest nawet serwer, wystarczy standardowy komputer PC. W ciągu 30 minut program może być gotowy do pracy.

Jeżeli chcemy korzystać z systemu w kilka osób np. kilku sprzedawców fakturujących w tym samym czasie, musimy zakupić dodatkowe licencje oraz serwer, na którym zainstalowana zostanie baza danych. Koszty rosną, ale są one i tak niewygórowane i wraz z serwerem zamkną się w kwocie 5 - 10 tyś zł netto, w zależności od ilości licencji (operatorów) oraz rodzaju systemu dla serwera (np. płatny MS Windows Server).

Czas wdrożenia

Pudełkowe systemy ERP to aplikacje - programy komputerowe instalowane na dowolnym komputerze PC.  Ponieważ aplikacje te są typowymi programami komputerowymi, wymagają zawsze instalacji na komputerze na którym chcemy z nich korzystać. Jeśli z systemu chce korzystać kilka osób wymagany jest serwer, na którym instalowana jest baza, natomiast na każdym komputerze klienckim wymagane jest zainstalowanie aplikacji i odpowiednia konfiguracja aby korzystać ze wspólnej bazy na serwerze.

Jeśli z systemu ma korzystać jedna osoba instalację można wykonać w kilka minut, plus dodatkowe kilka na konfigurację. Jeśli jednak z systemu będzie korzystać więcej osób, wymagany będzie serwer, jego konfiguracja oraz instalacja aplikacji na każdym komputerze klienckim. W takim przypadku czas wdrożenia rośnie, jednak w przypadku standardowej konfiguracji jest to kwestia dodatkowych godzin niż dni.

Minusem jest konieczność instalacji aplikacji po każdej reinstalacji systemu na komputerze klienckim, chyba że jest on przywracany z kopii bezpieczeństwa, która zawiera również instalację programu ERP.

Możliwości

Pudełkowe systemy ERP umożliwiają wsparcie dowolnej działalności handlowej lub usługowej. Ich główne funkcjonalności skupiają się na obsłudze magazynu, zakupów, fakturowaniu sprzedaży stacjonarnej, rozrachunkach oraz tworzeniu zestawień i prostej analizie danych. W niektórych przypadkach pozwalają również na obsługę produkcji. Dostępne funkcjonalności oraz możliwości standardowej parametryzacji są z reguły wystarczające w początkowej fazie działalności. Jeśli nasza działalność nie wymaga niekonwencjonalnych rozwiązań, to standardowa parametryzacja powinna wystarczyć. Jeśli jednak chcemy dopasować system do procedur obowiązujących w firmie, pudełkowe rozwiązanie może się okazać zbyt mało elastyczne.

Praca zdalna

Nie ma problemu z pracą zdalną tak długo jak korzystamy z komputera PC np. laptopa. Możemy wykorzystać do tego możliwości zdalnego pulpitu w MS Windows czy darmowego programu Team Viewer. Warunkek jest taki, że komputer w biurze na którym mamy zainstalowany system musi być uruchomiony, inaczej podłączenie nie będzie możliwe. Istnieje też możliwość podłączenia z komputerem z urządzenia mobilnego np. poprzez Team Viewer'a, jednak praca w takich warunkach będzie delikatnie mówiąc utrudniona.

E-commerce, B2C/B2B

Trudności pojawiają się kiedy działalność chcemy przenieść do internetu np. uruchomić sklep internetowy. Sklepy internetowe to aplikacje webowe obsługiwane przez przeglądarki internetowe. Oprogramowanie sklepów internetowych instalowane jest na serwerach hostingowych, natomiast systemy ERP instalowane są na serwerach bazodanowych ulokowanych z reguły w firmie, które często ze względów bezpieczeństwo nie są podłączane do internetu i działają tylko w sieci wewnętrznej - intranet.

Jeśli chcemy, aby w naszym sklepie pojawiały się aktualne informacje o towarach dostępnych na magazynie, oraz mieć możliwość fakturowania zamówień składanych przez sklep internetowy - wymagana w tym celu jest integracja łącząca system ERP z systemem sklepu. Takie integracje są możliwe i bardzo często realizowane, natomiast wymagają większego nakładu pracy niż 30 minut potrzebnych do instalacji samego programu.

Dodatkowym minusem są opóźnienia wynikające z synchronizacji danych co określony czas np. co 30 minut albo rzadziej. W przypadku dużych baz danych synchronizacja może trwać nawet kilka czy kilkanaście minut i uzależniona jest od prędkości łącza internetowego. Dodatkowo każda integracja niesie za sobą ryzyko "rozjeżdżania" i niespójności danych pomiędzy systemami oraz ryzyko utraty danych, jeśli awaria wystąpi w trakcie synchronizacji.

Minusem jest również brak obsługi kont B2B w standardzie, które z reguły wymagają zakupu dodatkowego modułu. Wdrożenie modułu B2B z reguły wymaga również zakupu usług wdrożeniowych, gdyż standardowa parametryzacja z reguły nie wystarcza.

E-marketing

Pudełkowe systemu ERP z reguły nie umożliwiają prowadzenia marketingu, gdyż ten zarezerwowany jest raczej dla systemów e-commerce, bardziej ukierunkowanych na działania internetowe.

Alternatywa

Pudełkowe system ERP mają wiele zalet - są tanie i szybkie we wdrożeniu, umożliwiają wielostanowiskową pracę w seci firmowej, posiadają spory zakres funkcjonalności oraz duże możliwości parametryzacji. Niestety te aplikacje epoki komputerów PC, nie epoki internetu. Jeśli w działalności chcemy wykorzystać internet do sprzedaży poprzez sklep internetowy czy pozyskiwania klientów poprzez serwis firmowy czy e-commerce, pudełkowy system się do tego zupełnie nie nadaje. Podobnie w kwestii e-marketingu - pudełkowy ERP nie został do tego stworzony i ten obszar jest mu zupełnie obcy.

Jeśli internet jest dla nas ważnym medium, gdzie szukamy klientów, pozyskujemy partnerów, sprzedajemy poprzez wiele kanałów - od sklepów internetowych po aukcje, prowadzimy aktywny marketing i remarketing, budujemy relacje z klientami, automatyzujemy sprzedaż i kontakt z użytkownikami, rozwijamy sprzedaż poprzez portale społecznościowe - w takim przypadku powinniśmy pomyśleć nad systemem ERP ery internetu - systemem e-commerce ERP.

Systemy tego typu pisane są w innym środowisku - webowym, jako aplikacje internetowe instalowane na serwerach hostingowych i oprócz standardowych funkcjonalności znanych z pudełkowych ERP jak obsługa magazynu czy fakturowanie oferują dodatkowa pełną obsługę e-commerce - multi sklepy internetowe, personalizację treści, rozbudowany e-marketing i automatyzację. Dodatkowo systemy te sprzedawane są nie tylko w formie licencji ale również jako usługa w chmurze tzw. SaaS, gdzie płacimy comiesięczny abonament za wybrany pakiet funkcjonalny.

Podsumowanie

Jeśli zaczynasz działalność, jesteś w początkowej fazie rozwoju, prowadzisz jednoosobową dzialalność handlową i masz ograniczone środki - pudełkowy system ERP może wiele zaoferować - rozbudowaną funkcjonalność magazynową, sprzedażową czy rozrachunki. Jest jeden warunek - Twoja działalność nie potrzebuje internetu, nie nastawiasz się na sprzedaż w internecie, na pozyskiwanie klientów w sieci, marketing internetowy oraz budowanie relacji poprzez portale społecznościowe. W takim przypadku pudełkowy ERP będzie dobrym rozwiązaniem.

Jeśli jednak stawiasz na internet, gdzie szukasz klientów, budujesz z nimi relacje, sprzedajesz poprzez sklep lub wiele sklepów czy aukcje internetowe - lepiej rozlądnij się za systemem ery internetu - napisanym pod działalność e-commerce, obsługiwanym przez przeglądarkę z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Taki system nie tylko lepiej spełni Twoje potrzeby, ale również może być lepszym rozwiązaniem od strony finansowej, kiedy skorzystasz z wersji w chmurze SaaS, zamiast kupować licencję.
 

Zapytaj o system e-commerce ERP dla Twojej firmy


wyślij zapytanie

Autor: Łukasz Gierucki

Komentarze

Twój komentarz

Nick *
E-mail *
Komentarz *

Zobacz także

Używamy Cookies, które będą zamieszczane w Twoim komputerze. Więcej w Polityce Prywatności. - więcej

Newsletter
Nowości na blogu, życzenia na święta .. generalnie co u nas słychać :)
Name
Email
 
Wyrażam zgodę na wysyłanie wiadomości marketingowych oraz przetwarzanie moich danych osobowych.
 

Drogi użytkowniku,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO), informuję że:

  • Twoje dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcom.

  • Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowych.

  • Przysługuje Ci prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  • Posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, a także do przenoszenia swoich danych osobowych tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

  • Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO).

  • Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą podlegały profilowaniu.

  • Administratorem danych jest Jan Nowak z którym można się skontaktować pod adresem info@heuristic.pl.
     

Pliki Cookies

Na naszych stronach używamy technologii, takich jak pliki cookie, do zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu personalizowania treści i reklam oraz analizowania ruchu na stronach i w Internecie. Pragniemy zapoznać Cię ze szczegółami stosowanych przez nas technologii oraz z przepisami, które niebawem wejdą w życie, tak aby dać Ci pełną wiedzę i komfort w korzystaniu z naszych serwisów internetowych. Zapoznaj się z poniższymi informacjami przed przejściem do serwisu. Klikając przycisk „przejdź do serwisu” lub zamykając to okno zgadzasz się na postanowienia zawarte poniżej.

RODO

Z dniem 25 maja 2018 r. rozpoczyna obowiązywanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane popularnie jako „RODO”). RODO obowiązywać będzie w identycznym zakresie we wszystkich krajach Unii Europejskiej, a więc także w Polsce i wprowadza szereg zmian w zasadach regulujących przetwarzanie danych osobowych.

Czym są dane osobowe

Dane osobowe to, zgodnie z RODO, informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku korzystania z naszego serwisu takimi danymi są np. adres e-mail, adres IP, a w przypadku wysłania zapytania - imię i nazwisko. Dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach (np. local storage) instalowanych przez nas na naszej stronie i urządzeniach, których używasz podczas korzystania z naszych usług.

Podstawa i cel przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. RODO przewiduje kilka rodzajów takich podstaw prawnych dla przetwarzania danych, a w przypadkach korzystania z naszych usług wystąpią, co do zasady trzy z nich:

  • Niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy, której jesteś stroną. Umowa to, w naszym przypadku, regulamin danej usługi. Jeśli zatem zawieramy z Tobą umowę o realizację danej usługi (np. usługi zapewniającej Ci możliwość zapoznania się z naszym serwisem w oparciu o treść regulaminu tego serwisu), to możemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy. Bez tej możliwości nie bylibyśmy w stanie zapewnić Ci usługi, a Ty nie mógłbyś z niej korzystać.

  • Niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Ta podstawa przetwarzania danych dotyczy przypadków, gdy ich przetwarzanie jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby, co obejmuje między innymi konieczność zapewnienia bezpieczeństwa usługi, dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług i dopasowania ich do potrzeb i wygody użytkowników (np. personalizowanie treści w usługach) jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Twoja dobrowolna zgoda. Jest potrzebna głównie w przypadku, gdy usługi marketingowe dostarczają Ci podmioty trzecie oraz gdy to my świadczymy takie usługi dla podmiotów trzecich. Aby móc pokazać interesujące Cię reklamy (np. produktu, którego możesz potrzebować) reklamodawcy i ich przedstawiciele muszą mieć możliwość przetwarzania Twoich danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne, i jeśli nie chcesz, nie musisz jej udzielać. Dzięki naszemu rozwiązaniu masz również możliwość ograniczenia zakresu lub zmiany zgody w dowolnym momencie. Twoje pozostałe uprawnienia wynikające z udzielenia zgody są opisane poniżej.


Twoje dane, w ramach naszych usług, przetwarzane będą wyłącznie w przypadku posiadania przez nas lub inny podmiot przetwarzający dane jednej z dopuszczonych przez RODO podstaw prawnych i wyłącznie w celu dostosowanym do danej podstawy, zgodnie z opisem powyżej. Twoje dane przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku udzielenia zgody do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań z Twojej strony ograniczających tę zgodę, w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu.

Przekazywanie danych

Twoje dane będą przetwarzane przez Administratora danych osobowych oraz i Zaufanych Partnerów, którym zostaną przekazane w celach analizy. W każdym takim przypadku przekazanie danych nie uprawnia ich odbiorcy do dowolnego korzystania z nich, a jedynie do korzystania w celach wyraźnie przez nas wskazanych. Dzięki temu możemy np. lepiej dobrać najciekawsze lub najtańsze oferty dopasowane dla Ciebie. W każdym przypadku przekazanie danych nie zwalnia przekazującego z odpowiedzialności za ich przetwarzanie. Dane mogą być też przekazywane organom publicznym, o ile upoważniają ich do tego obowiązujące przepisy i przedstawią odpowiednie żądanie, jednak nigdy w innym przypadku.

Cookies

Na naszych stronach internetowych i w aplikacjach używamy technologii, takich jak pliki cookie, local storage i podobnych służących do zbierania i przetwarzania danych osobowych oraz danych eksploatacyjnych w celu personalizowania udostępnianych treści i reklam oraz analizowania ruchu na naszych stronach. Cookies to dane informatyczne zapisywane w plikach i przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (tj. Twój komputer, tablet, smartphone itp.), które przeglądarka wysyła do serwera przy każdorazowym wejściu na stronę z tego urządzenia, podczas gdy odwiedzasz różne strony w Internecie.

Twoje uprawnienia

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące uprawnienia wobec Twoich danych i ich przetwarzania przez nas i Zaufanych Partnerów.

Jeśli udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych możesz ją w każdej chwili wycofać.

Masz również prawo żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Uprawnienia powyższe przysługują także w przypadku prawidłowego przetwarzania danych przez administratora.

Zgoda

Jeśli chcesz zgodzić się na przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych zebranych w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszej strony w celach marketingowych (obejmujących niezbędne działania analityczne i zestawianie w profile marketingowe na podstawie Twojej aktywności na stronach internetowych) w tym ich przetwarzanie w plikach cookies itp. instalowanych na Twoich urządzeniach i odczytywanych z tych plików przez Administratora danych osobowych. Możesz w łatwy sposób wyrazić tę zgodę, klikając w przycisk „Przejdź do serwisu” lub zamykając to okno. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. 

Zaufani Partnerzy

Dane osobowe o których mowy powyżej udostępniane są wyłącznie zaufanym partnerom w celach statystycznych oraz w celu realizowania dodatkowych usług dostępnych w serwisie.

Zaufanie partnerzy:

  • Google Inc. - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych
  • Yandex Metrica - w celach statystycznych, analizy danych
  • Smartsupp.com, s.r.o. - w celach świadczenia usługi chatu on-line
  • Facebook, Inc. - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych
  • Hotjar Limited - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych, w celach świadczenia usługi chatu on-line
  • CWK Spółka z o.o. spółka komandytowa - w celach realizowania usług kurierskich
  • R2G Polska Sp. z o.o. - w celach realizowania usług kurierskich
  • Poczta Polska S.A. - w celach realizowania usług kurierskich

Newsletter

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach i zakresie zgodnymi z realizacją usługi newsletter opisanej w Polityce prywatności. Jestem świadomy/a, że zgodę tą mogę w każdej chwili wycofać.”