Systemy DMS - elektroniczny obieg dokumentów

DMS - zarządzanie dokumentamiCo to są systemy DMS

Systemy DMS czyli zarządzanie dokumentami (z angielskiego Document Management System). Systemy te służą kompletowaniu, gromadzeniu, indeksowaniu, udostępnianiu i wyszukiwaniu najrówniejszych dokumentów powstających w obrębie firmie jak również tych przychodzących z zewnątrz.

Systemy DMS umożliwiają wyszukiwanie dokumentów według konkretnych kryteriów.  Do systemy DMS dokumenty mogą trafić dzięki automatycznemu zapisywaniu z dysku, bezpośredniemu skanowaniu lub przez pocztę elektroniczną. Dodatkowo rozwiązanie DMS umożliwia rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie.

Dzięki doskonałej organizacji kompletowania dokumentów, wykwalifikowanym funkcjom i prostemu interfejsowi użytkownika systemy DMS są banalne w obsłudze, co jest kolejnym ich plusem.
 

Jak działają systemy DMS

Systemy DMS ułatwiają sprawną i szybką realizację działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich segregowanie, klasyfikację, udostępnianie i archiwizację aż do zarządzania ich obiegami.

Dokumenty funkcjonujące w systemie DMS zazwyczaj organizowane są w strukturę drzewiastą.  Funkcje systemów uporządkowane są w sposób klasyczny, co ułatwia wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego działania lub działu firmy.

Systemy DMS posiadają szereg funkcji ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument jest posiadaczem metryki przedstawiające informacje o nim. Informacje zawarte w metryce mogą być rozwinięte o nowe pozycje przez pracownika. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane formując komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.

Systemy DMS kumulują w prosty i szybki sposób dokumenty z zewnątrz typu:  

  • z poczty elektronicznej (e-mail w DMS)

  • z systemów biurowych (MS Office, Open Office i innych)

  • z wbudowanego edytora plików tekstowych i HTML

  • ze skanera (np. faktura zakupowa)

  • z faksu

  • z dysku stacji roboczej użytkownika systemu ISOF-Workflow

  • "wirtualnymi dokumentami" z innych modułów ISOF (Formularz, Klient, Aktywność CRM, Zadanie CRM, Faktura, Zgłoszenie serwisowe).

Systemy DMS sprawiają, że wyszukiwanie dokumentów jest wprost banalne. Wystarczy wpisać nazwę dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany i gotowe. Gdy dokument już zostanie odnaleziony można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie. W razie dołączenia konkretnego dokumentu do kilku obszarów roboczych system DMS zmniejsza duplikowanie danych, które naprawdę zapisane są tylko w jednej lokalizacji. 

Dodatkowo system wyświetla szczegółowe informacje o wybranym dokumencie, typu numer identyfikacyjny, informacja gdzie się znajduje, wersja dokumentu, format, rozmiar oraz data i godzina utworzenia dokumentu. Aby system skonkretyzował wyszukiwanie dokumentów należy wybrać cechę według której będzie szukany dokument.

System może wyszukiwać danego dokumentu:

  • wewnątrz konkretnego foldera

  • zdefiniować z jakiego przedziału czasowego ma pochodzić dokument

  • ustalić rozszerzenie, typ, ilość wersji i rozmiar dokumentu oraz autora (który utworzył dany dokument) i kontrahenta do którego był kierowany.

System może też wyszukiwać dokumentu w wyszukiwaniu całotekstowym. Pozwala to na wyszukiwanie kluczowego słowa lub dowolnego ciągu znaków występujących w konkretnym dokumencie. Takie wyszukiwanie może działać w obszarach roboczych zawartości plików tekstowych, e-mailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF, dokumentach pakietu Open Office.    

Systemy DMS umożliwiają klasyfikowanie treści zawartych w informacjach rozszerzonych plików graficznych oraz w fakturach, dokumentach magazynowych i opisach towarów czy kontrahentów. Wyszukiwanie dokumentów jest również możliwe we wszystkich dostępnych ich wersjach.

Wszystkie dokumenty są subskrybowane. Natomiast informacje o najmniejszych nawet modyfikacjach  w dokumencie lub folderze są przekazywane do wyznaczonych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Dokumenty mogą być rejestrowane w systemie DMS zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Zarejestrowane dokumenty poddawane są klasyfikacji, następnie nadawany zostaje im nr identyfikacyjny w oparciu o klasyfikację dziesiętną (numer zawiera następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Taka klasyfikacja dokumentu może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu. Dzięki temu w systemie DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym zbiorem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów w firmie. System DMS umożliwia również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer identyfikacyjny lub kategorię nadaną podczas rejestracji. Każda kategoria zazwyczaj przypisana jest do obiegu. Natomiast dokument, który już dostał numer klasyfikacyjny automatycznie wchodzi w cykl pracy zadanego obiegu.

Do sytemu DMS dokumenty wprowadzane mogą zostać z dysku lub bezpośrednio ze skanera. Jest to możliwe dzięki wbudowani funkcji obsługi skanera, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Dokument może się również znaleźć w systemie DMS poprzez specjalny adres poczty elektronicznej. Możliwe to jest dlatego, że w systemie DMS jest wbudowany edytor TXT i HTML.

W systemie DMS usuwanie dokumentów odbywa się dwustopniowo. Po pierwsze następuje wyrzucenie plików do kosza. Usuwany dokument nie ma prawa funkcjonować w systemie, nie może mieć przypisanej okazji, a także nie może mieć przypisanego numeru klasyfikacji.

Użytkownik mający uprawnienia do panelu administratora może decydować o dokumencie znajdującym się w koszu. Administrator może go ostatecznie usunąć albo przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemów DMS istnieją możliwości oszacowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po tym okresie dokument jest kasowany z bazy danych. Jednak jego historia zostaje zachowana i wyszukiwać tego typu dokumenty.

W celu uzyskania całkowitej kontroli nad użytkowaniem systemów DMS należy zdefiniować uprawnienia zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokumenty mogą być udostępniane tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub można całkowicie zabronić do nich dostępu.

Wybrani użytkownicy dostaną przyporządkowane uprawnienia administratorów lokalnych konkretnych folderów albo dokumentów. Dzięki temu będą oni mogli decydować o uprawnieniach pozostałych użytkowników. Istnieje również możliwość nadania użytkownikowi czasowego uprawnienia do dokumentu. Po upływie określonego czasu dostęp do dokumentu zanika.

Wszystkie dokumenty nadane maja wersje. Każda modernizacja dokumentu rejestrowana jest poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej oraz możliwość krótkiego opisu modernizacji. Poza tym system DMS zachowuje wszystkie wcześniej rejestrowane wersje dokumentu oraz zdefiniowaną indywidualnie ich ilość.


Zalety systemów DMS

Systemy DMS przede wszystkim ułatwiają gromadzenie, kompletowanie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów przyspieszając pracę w firmie. Zapewniają również szybką i sprawną obsługę przepływu dokumentów między różnymi pracownikami i działami firmy. System DMS porządkuje i usprawnia pracę w ramach określonych obiegów dokumentów. Obsługuję faktury elektroniczne jak i skanowane. Umożliwia jednolitą obsługę poczty elektronicznej oraz faksów według zdefiniowanych wcześniej procedur. Minimalizuje duplikację danych poprzez zapisywanie plików udostępnionych w wielu obszarach roboczych tylko w jeden lokalizacji.

Systemy DMS znacznie ulepszają i pomagają w organizacji pracy w ramach norm ISO 9000 z zakresu przechowywania i obsługi dokumentacji oraz wykonywania i nadzoru  określonych procedur.
 

Wady systemów DMS

Obecny stan prawny nie pozwala przedsiębiorstwom na całkowite zrezygnowanie z papierowych form dokumentacji w zamian za ich elektroniczne odpowiedniki. Jednak ciągle rozwijająca się informatyzacja szuka wciąż nowych rozwiązań by postępuje jednak wytrwale, a już dziś elektroniczne wersje papierowych archiwów znacznie podnosiły komfort pracy i zwiększało jej wydajność.  

Podstawą wadą dla wielu przyszłych użytkowników, którzy planują wdrożyć system DMS w swoim przedsiębiorstwie są koszty. Pomimo tego, że wdrożenie systemu zarządzania dokumentami przyniesie przedsiębiorstwu duże koszty to zwrócę się one w postaci zaoszczędzonego czasu pracy personelu. Drugą ważną obawą przedsiębiorców jest bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemie DMS, którego nie wolno lekceważyć. Dlatego przystępując do korzystania z systemu DMS, należy przygotować i wdrożyć politykę bezpieczeństwa danych. Mamy na myśli przede wszystkim regularne wykonywanie kopii zapasowych oraz regulację fizycznego i zdalnego dostępu do serwera bazodanowego. A wszystko to dla pewności, że w razie nie przewidzianego wypadku, jak na przykład uszkodzenie dysku nasz dane są bezpieczne.

 

Komentarze

Twój komentarz

Nick *
E-mail *
Komentarz *

Zobacz także

Używamy Cookies, które będą zamieszczane w Twoim komputerze. Więcej w Polityce Prywatności. - więcej

Newsletter
Nowości na blogu, życzenia na święta .. generalnie co u nas słychać :)
Name
Email
 
Wyrażam zgodę na wysyłanie wiadomości marketingowych oraz przetwarzanie moich danych osobowych.
 

Drogi użytkowniku,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO), informuję że:

  • Twoje dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcom.

  • Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowych.

  • Przysługuje Ci prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  • Posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, a także do przenoszenia swoich danych osobowych tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

  • Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO).

  • Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą podlegały profilowaniu.

  • Administratorem danych jest Jan Nowak z którym można się skontaktować pod adresem info@heuristic.pl.
     

Pliki Cookies

Na naszych stronach używamy technologii, takich jak pliki cookie, do zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu personalizowania treści i reklam oraz analizowania ruchu na stronach i w Internecie. Pragniemy zapoznać Cię ze szczegółami stosowanych przez nas technologii oraz z przepisami, które niebawem wejdą w życie, tak aby dać Ci pełną wiedzę i komfort w korzystaniu z naszych serwisów internetowych. Zapoznaj się z poniższymi informacjami przed przejściem do serwisu. Klikając przycisk „przejdź do serwisu” lub zamykając to okno zgadzasz się na postanowienia zawarte poniżej.

RODO

Z dniem 25 maja 2018 r. rozpoczyna obowiązywanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane popularnie jako „RODO”). RODO obowiązywać będzie w identycznym zakresie we wszystkich krajach Unii Europejskiej, a więc także w Polsce i wprowadza szereg zmian w zasadach regulujących przetwarzanie danych osobowych.

Czym są dane osobowe

Dane osobowe to, zgodnie z RODO, informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku korzystania z naszego serwisu takimi danymi są np. adres e-mail, adres IP, a w przypadku wysłania zapytania - imię i nazwisko. Dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach (np. local storage) instalowanych przez nas na naszej stronie i urządzeniach, których używasz podczas korzystania z naszych usług.

Podstawa i cel przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. RODO przewiduje kilka rodzajów takich podstaw prawnych dla przetwarzania danych, a w przypadkach korzystania z naszych usług wystąpią, co do zasady trzy z nich:

  • Niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy, której jesteś stroną. Umowa to, w naszym przypadku, regulamin danej usługi. Jeśli zatem zawieramy z Tobą umowę o realizację danej usługi (np. usługi zapewniającej Ci możliwość zapoznania się z naszym serwisem w oparciu o treść regulaminu tego serwisu), to możemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy. Bez tej możliwości nie bylibyśmy w stanie zapewnić Ci usługi, a Ty nie mógłbyś z niej korzystać.

  • Niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Ta podstawa przetwarzania danych dotyczy przypadków, gdy ich przetwarzanie jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby, co obejmuje między innymi konieczność zapewnienia bezpieczeństwa usługi, dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług i dopasowania ich do potrzeb i wygody użytkowników (np. personalizowanie treści w usługach) jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Twoja dobrowolna zgoda. Jest potrzebna głównie w przypadku, gdy usługi marketingowe dostarczają Ci podmioty trzecie oraz gdy to my świadczymy takie usługi dla podmiotów trzecich. Aby móc pokazać interesujące Cię reklamy (np. produktu, którego możesz potrzebować) reklamodawcy i ich przedstawiciele muszą mieć możliwość przetwarzania Twoich danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne, i jeśli nie chcesz, nie musisz jej udzielać. Dzięki naszemu rozwiązaniu masz również możliwość ograniczenia zakresu lub zmiany zgody w dowolnym momencie. Twoje pozostałe uprawnienia wynikające z udzielenia zgody są opisane poniżej.


Twoje dane, w ramach naszych usług, przetwarzane będą wyłącznie w przypadku posiadania przez nas lub inny podmiot przetwarzający dane jednej z dopuszczonych przez RODO podstaw prawnych i wyłącznie w celu dostosowanym do danej podstawy, zgodnie z opisem powyżej. Twoje dane przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku udzielenia zgody do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań z Twojej strony ograniczających tę zgodę, w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu.

Przekazywanie danych

Twoje dane będą przetwarzane przez Administratora danych osobowych oraz i Zaufanych Partnerów, którym zostaną przekazane w celach analizy. W każdym takim przypadku przekazanie danych nie uprawnia ich odbiorcy do dowolnego korzystania z nich, a jedynie do korzystania w celach wyraźnie przez nas wskazanych. Dzięki temu możemy np. lepiej dobrać najciekawsze lub najtańsze oferty dopasowane dla Ciebie. W każdym przypadku przekazanie danych nie zwalnia przekazującego z odpowiedzialności za ich przetwarzanie. Dane mogą być też przekazywane organom publicznym, o ile upoważniają ich do tego obowiązujące przepisy i przedstawią odpowiednie żądanie, jednak nigdy w innym przypadku.

Cookies

Na naszych stronach internetowych i w aplikacjach używamy technologii, takich jak pliki cookie, local storage i podobnych służących do zbierania i przetwarzania danych osobowych oraz danych eksploatacyjnych w celu personalizowania udostępnianych treści i reklam oraz analizowania ruchu na naszych stronach. Cookies to dane informatyczne zapisywane w plikach i przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (tj. Twój komputer, tablet, smartphone itp.), które przeglądarka wysyła do serwera przy każdorazowym wejściu na stronę z tego urządzenia, podczas gdy odwiedzasz różne strony w Internecie.

Twoje uprawnienia

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące uprawnienia wobec Twoich danych i ich przetwarzania przez nas i Zaufanych Partnerów.

Jeśli udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych możesz ją w każdej chwili wycofać.

Masz również prawo żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Uprawnienia powyższe przysługują także w przypadku prawidłowego przetwarzania danych przez administratora.

Zgoda

Jeśli chcesz zgodzić się na przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych zebranych w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszej strony w celach marketingowych (obejmujących niezbędne działania analityczne i zestawianie w profile marketingowe na podstawie Twojej aktywności na stronach internetowych) w tym ich przetwarzanie w plikach cookies itp. instalowanych na Twoich urządzeniach i odczytywanych z tych plików przez Administratora danych osobowych. Możesz w łatwy sposób wyrazić tę zgodę, klikając w przycisk „Przejdź do serwisu” lub zamykając to okno. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. 

Zaufani Partnerzy

Dane osobowe o których mowy powyżej udostępniane są wyłącznie zaufanym partnerom w celach statystycznych oraz w celu realizowania dodatkowych usług dostępnych w serwisie.

Zaufanie partnerzy:

  • Google Inc. - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych
  • Yandex Metrica - w celach statystycznych, analizy danych
  • Smartsupp.com, s.r.o. - w celach świadczenia usługi chatu on-line
  • Facebook, Inc. - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych
  • Hotjar Limited - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych, w celach świadczenia usługi chatu on-line
  • CWK Spółka z o.o. spółka komandytowa - w celach realizowania usług kurierskich
  • R2G Polska Sp. z o.o. - w celach realizowania usług kurierskich
  • Poczta Polska S.A. - w celach realizowania usług kurierskich

Newsletter

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach i zakresie zgodnymi z realizacją usługi newsletter opisanej w Polityce prywatności. Jestem świadomy/a, że zgodę tą mogę w każdej chwili wycofać.”