Intranetowa baza pomysłów i projektów

Abbott Co.Uruchomiliśmy nową aplikację internetową dla Abbott Polska, pozwalającą pracownikom zgłaszać własne pomysły na nowe projekty biznesowe i nie tylko.

Na myśl przychodzi, że jest to zwyczajne forum użytkowników. Jednak tak nie jest. Aplikacja oferuje znacznie więcej niż standardowe forum dyskusyjne.

Potrzeba wdrożenia aplikacji

Do stworzenia aplikacji "baza pomysłów i projektów" dostępnej w sieci intranet firmy Abbott popchnęła klienta chęć zbierania w jednym miejscu pomysłów pracowników na nowe projekty oraz pozwolić pracownikom uczestniczyć w koncepcjach innych pomysłów poprzez komentowanie i ocenianie ich.

Wyobraźmy sobie, że firma pracuje nad kilkoma projektami. Menedżer organizuje spotkanie wszystkich zainteresowanych by omówić projekt i przedstawić pomysły. Aby przedstawić swój pomysł na wykonanie projektu każdy z pracowników potrzebuje co najmniej kilkunastu minut, a pracowników jest kilku. Kolejną częścią jest dyskusja na temat każdego pomysłu. Takie spotkania menedżer organizuje przy każdym  projekcie. Ile więc czasu musi stracić aby zacząć realizować projekt? Nie mówiąc już o czasie potrzebnym na jego realizację. By zapobiec marnowaniu cennego czasu klient zlecił nam stworzenie właśnie Bazy pomysłów.

Baza pomysłów to aplikacja, która usprawni pracę zespołu nad firmowymi projektami. Pozwoli dzielić się pomysłami, spostrzeżeniami  i radami w łatwy i szybki sposób. Sprawna komunikacja, przejrzysty wgląd w efekty pracy i szybka realizacja zamierzonego celu to korzyści, które gwarantuje Baza pomysłów.

Jak działa baza pomysłów

Każdy pracownik-użytkownik serwisu posiada swój własny profil w którym umieszcza potrzebne informacje i zdjęcie. W profilu pokazywane są również dodane pomysły, realizowane projekty, powiadomienia, punkty i nagrody.

Zarówno pomysły jak i aktywni użytkownicy serwisu zdobywają punkty. Punktacja pomysłów i punktacja uczestników nie jest ze sobą bezpośrednio powiązana. Pomysł z największą liczbą punktów idzie w pierwszej kolejności do realizacji projektowej, zaś uczestnik z największą ilością zdobywa nagrody rzeczowe. Cała zawartość serwisu jest tworzona przez użytkowników przy użyciu formularzy umieszczonych w serwisie.

Dodane pomysły podzielone są na różne etapy:

  • w trakcie edycji
  • nowy
  • do oceny
  • odrzucony
  • do poprawy
  • zaakceptowany.

Przydzieleniem pomysłu do konkretnego etapu  zajmuje się przełożony danego użytkownika, który nazywany jest w serwisie Menedżerem. Pozostali użytkownicy mogą pomysły oceniać i komentować. Komentarze dodawane są osobno dla pomysłów oraz dla gotowych projektów. Na podstawie tych komentarzy i ocen oraz ewentualnych uwag menadżera formowana się konkretna wizję projektu.

Pomysł zatwierdzony przez Menedżera staje się gotowym projektem i przechodzi pod kontrolę mendadżera projektu, który nadzoruje cały dział. Pomysł jako gotowy projekt, musi przejść kolejne etapy:

  • do oceny
  • odrzucony
  • do poprawy
  • zaakceptowany.

Projekt zaakceptowany przez menadżera projektu przechodzi do realizacji.

Każda aktywność użytkownika związana z własnym pomysłem lub pomysłami innych użytkowników, nagradzana jest punktami. Jeżeli użytkownik zdobędzie ustalona odgórnie ilość punktów, może je wymienić na nagrody, które Administrator Bazy pomysłów zatwierdza na podstawie zgłoszeń.

Między autorem pomysłu, jego przełożonym, menadżerem projektu, administratorem oraz innymi użytkownikami biorącymi udział w Bazie pomysłów wysyłane są mailowe oraz systemowe komunikaty. Uwagi od przełożonego oraz menadżera projektu oraz odpowiedzi autora na te uwagi stanowią historię pomysłu. Tym sposobem mamy całkowity wgląd w poziom realizacji danego pomysłu.

Dostęp do pomysłu/projektu zależy od; zakresu publikacji i uprawnień użytkowników, którzy podzieleni są na statusy; autora pomysłu, menadżera-przełożonego, menadżera projektu, administratora, prowadzącego projekt i innych użytkowników.

Opublikowane pomysły są sortowane na stronie pomysłów wg kryteriów:

  • ostatnio dodane
  • najwyżej punktowane
  • najczęściej komentowane
  • co znacznie ułatwia poszukiwania.

Natomiast projekty sortowane są według:
  • ostatnio dodane,
  • najczęściej oglądane
  • będące na ukończeniu.


więcej

Główne zalety aplikacji

  • Możliwość zgłaszania pomysłów przez pracowników firmy w prosty sposób.
  • Zaakceptowane pomysły mają różne statusy - nowy, do oceny itd.
  • Ocena nowych pomysłów przez przełożonych i decyzja o jego dalszym losie - odrzucenie, zwrócenie do poprawy, zaakceptowane.
  • Publikacja pomysłów przez przełożonych we wszystkich lub wybranych działach jako projekty.
  • Możliwość oceny i komentowania pomysłów przez innych pracowników z podziałem na komentarze dla pomysłów i gotowych projektów.
  • Za działania związane z pomysłami - własnymi i cudzymi, przyznawane są punkty, które administrator zatwierdza na podstawie zgłoszeń.
  • Zebranie odpowiedniej ilości punktów uprawnia do wymiany ich na nagrody.
  • Pomiędzy autorami pomysłów, menadżerami projektów i administratorem i innymi użytkownikami wysyłane są mailowe i systemowe komunikaty.
  • Uwagi przełożonych i menadżera projektu oraz autora stanowią historię pomysłu.
  • Każdy pracownik / użytkownik ma swoją stronę profilową gdzie pokazywane są jego pomysły, projekty, powiadomienia, punkty, nagrody i dane osobowe.
  • Dostęp do pomysłu / projektu zależy od uprawnień użytkowników - autora pomysłu, menadżera projektu, administratora itd.
  • Opublikowane pomysły są sortowane na stronie pomysłów wg różnych kryteriów oraz tworzone są grupy - najczęściej komentowane, oglądane, ostatnio dodane itp.
 

Podsumowanie wdrożenia

Zebranie wszystkich możliwych wariantów i pomysłów wykonania projektu w jednym miejscu znacznie ułatwi pracę ich wykonawcom oraz menagerom. W bardzo prosty sposób można nadzorować pracę zespołu oraz mieć całkowity wgląd i wpływ na ich postępy.

Każdy pracownik ma możliwość podania swojej wizji wykonania danego projektu, a inni ocenienia go. Oceny i komentarze konkretnego pomysłu pomagają użytkownikowi w szybki sposób poprawić ewentualne błędy czy niedociągnięcia. Dzięki temu systemowi wykonywana  praca jest sprawniejsza, a przez to efektywna.

Baza pomysłów pozwala również wyłonić najlepszych pracowników i tych, których trzeba jeszcze podszkolić lub zwolnić. Dobrze przemyślany system punktacji projektów i użytkowników dodatkowo spełnia rolę motywacyjną. A każdy menedżer wie, że skuteczna motywacja to podstawowy bodziec  efektywnej pracy.

Mamy nadzieję, że Baza pomysłów ułatwi pracę i komunikację wewnątrz firmy naszego klienta, a dalej, przyczyni się do jej sukcesów.

 

Autor: Beata Lupa

Komentarze

Twój komentarz

Nick *
E-mail *
Komentarz *

Zobacz także

PIR S.A. - serwis informacyjny

Przygotowaliśmy serwis www dla Polskich Inwestycji Rozwojowych S.A. - spółki wspierającej polskie inwestycje strukturalne.

Używamy Cookies, które będą zamieszczane w Twoim komputerze. Więcej w Polityce Prywatności. - więcej

Newsletter
Nowości na blogu, życzenia na święta .. generalnie co u nas słychać :)
Name
Email
 
Wyrażam zgodę na wysyłanie wiadomości marketingowych oraz przetwarzanie moich danych osobowych.
 

Drogi użytkowniku,

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO), informuję że:

  • Twoje dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcom.

  • Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowych.

  • Przysługuje Ci prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

  • Posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, a także do przenoszenia swoich danych osobowych tj. do otrzymania od administratora Pani/Pana danych osobowych, w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

  • Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uznasz, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO).

  • Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, nie będą podlegały profilowaniu.

  • Administratorem danych jest Jan Nowak z którym można się skontaktować pod adresem info@heuristic.pl.
     

Pliki Cookies

Na naszych stronach używamy technologii, takich jak pliki cookie, do zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu personalizowania treści i reklam oraz analizowania ruchu na stronach i w Internecie. Pragniemy zapoznać Cię ze szczegółami stosowanych przez nas technologii oraz z przepisami, które niebawem wejdą w życie, tak aby dać Ci pełną wiedzę i komfort w korzystaniu z naszych serwisów internetowych. Zapoznaj się z poniższymi informacjami przed przejściem do serwisu. Klikając przycisk „przejdź do serwisu” lub zamykając to okno zgadzasz się na postanowienia zawarte poniżej.

RODO

Z dniem 25 maja 2018 r. rozpoczyna obowiązywanie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane popularnie jako „RODO”). RODO obowiązywać będzie w identycznym zakresie we wszystkich krajach Unii Europejskiej, a więc także w Polsce i wprowadza szereg zmian w zasadach regulujących przetwarzanie danych osobowych.

Czym są dane osobowe

Dane osobowe to, zgodnie z RODO, informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. W przypadku korzystania z naszego serwisu takimi danymi są np. adres e-mail, adres IP, a w przypadku wysłania zapytania - imię i nazwisko. Dane osobowe mogą być zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach (np. local storage) instalowanych przez nas na naszej stronie i urządzeniach, których używasz podczas korzystania z naszych usług.

Podstawa i cel przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych wymaga podstawy prawnej. RODO przewiduje kilka rodzajów takich podstaw prawnych dla przetwarzania danych, a w przypadkach korzystania z naszych usług wystąpią, co do zasady trzy z nich:

  • Niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy, której jesteś stroną. Umowa to, w naszym przypadku, regulamin danej usługi. Jeśli zatem zawieramy z Tobą umowę o realizację danej usługi (np. usługi zapewniającej Ci możliwość zapoznania się z naszym serwisem w oparciu o treść regulaminu tego serwisu), to możemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy. Bez tej możliwości nie bylibyśmy w stanie zapewnić Ci usługi, a Ty nie mógłbyś z niej korzystać.

  • Niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Ta podstawa przetwarzania danych dotyczy przypadków, gdy ich przetwarzanie jest uzasadnione z uwagi na nasze usprawiedliwione potrzeby, co obejmuje między innymi konieczność zapewnienia bezpieczeństwa usługi, dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług i dopasowania ich do potrzeb i wygody użytkowników (np. personalizowanie treści w usługach) jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Twoja dobrowolna zgoda. Jest potrzebna głównie w przypadku, gdy usługi marketingowe dostarczają Ci podmioty trzecie oraz gdy to my świadczymy takie usługi dla podmiotów trzecich. Aby móc pokazać interesujące Cię reklamy (np. produktu, którego możesz potrzebować) reklamodawcy i ich przedstawiciele muszą mieć możliwość przetwarzania Twoich danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne, i jeśli nie chcesz, nie musisz jej udzielać. Dzięki naszemu rozwiązaniu masz również możliwość ograniczenia zakresu lub zmiany zgody w dowolnym momencie. Twoje pozostałe uprawnienia wynikające z udzielenia zgody są opisane poniżej.


Twoje dane, w ramach naszych usług, przetwarzane będą wyłącznie w przypadku posiadania przez nas lub inny podmiot przetwarzający dane jednej z dopuszczonych przez RODO podstaw prawnych i wyłącznie w celu dostosowanym do danej podstawy, zgodnie z opisem powyżej. Twoje dane przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku udzielenia zgody do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań z Twojej strony ograniczających tę zgodę, w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu.

Przekazywanie danych

Twoje dane będą przetwarzane przez Administratora danych osobowych oraz i Zaufanych Partnerów, którym zostaną przekazane w celach analizy. W każdym takim przypadku przekazanie danych nie uprawnia ich odbiorcy do dowolnego korzystania z nich, a jedynie do korzystania w celach wyraźnie przez nas wskazanych. Dzięki temu możemy np. lepiej dobrać najciekawsze lub najtańsze oferty dopasowane dla Ciebie. W każdym przypadku przekazanie danych nie zwalnia przekazującego z odpowiedzialności za ich przetwarzanie. Dane mogą być też przekazywane organom publicznym, o ile upoważniają ich do tego obowiązujące przepisy i przedstawią odpowiednie żądanie, jednak nigdy w innym przypadku.

Cookies

Na naszych stronach internetowych i w aplikacjach używamy technologii, takich jak pliki cookie, local storage i podobnych służących do zbierania i przetwarzania danych osobowych oraz danych eksploatacyjnych w celu personalizowania udostępnianych treści i reklam oraz analizowania ruchu na naszych stronach. Cookies to dane informatyczne zapisywane w plikach i przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (tj. Twój komputer, tablet, smartphone itp.), które przeglądarka wysyła do serwera przy każdorazowym wejściu na stronę z tego urządzenia, podczas gdy odwiedzasz różne strony w Internecie.

Twoje uprawnienia

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące uprawnienia wobec Twoich danych i ich przetwarzania przez nas i Zaufanych Partnerów.

Jeśli udzieliłeś zgody na przetwarzanie danych możesz ją w każdej chwili wycofać.

Masz również prawo żądania dostępu do Twoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Uprawnienia powyższe przysługują także w przypadku prawidłowego przetwarzania danych przez administratora.

Zgoda

Jeśli chcesz zgodzić się na przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych zebranych w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszej strony w celach marketingowych (obejmujących niezbędne działania analityczne i zestawianie w profile marketingowe na podstawie Twojej aktywności na stronach internetowych) w tym ich przetwarzanie w plikach cookies itp. instalowanych na Twoich urządzeniach i odczytywanych z tych plików przez Administratora danych osobowych. Możesz w łatwy sposób wyrazić tę zgodę, klikając w przycisk „Przejdź do serwisu” lub zamykając to okno. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. 

Zaufani Partnerzy

Dane osobowe o których mowy powyżej udostępniane są wyłącznie zaufanym partnerom w celach statystycznych oraz w celu realizowania dodatkowych usług dostępnych w serwisie.

Zaufanie partnerzy:

  • Google Inc. - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych
  • Yandex Metrica - w celach statystycznych, analizy danych
  • Smartsupp.com, s.r.o. - w celach świadczenia usługi chatu on-line
  • Facebook, Inc. - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych
  • Hotjar Limited - w celach statystycznych, analizy danych, w celach marketingowych, w celach świadczenia usługi chatu on-line
  • CWK Spółka z o.o. spółka komandytowa - w celach realizowania usług kurierskich
  • R2G Polska Sp. z o.o. - w celach realizowania usług kurierskich
  • Poczta Polska S.A. - w celach realizowania usług kurierskich

Newsletter

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach i zakresie zgodnymi z realizacją usługi newsletter opisanej w Polityce prywatności. Jestem świadomy/a, że zgodę tą mogę w każdej chwili wycofać.”